 |
| Wali Kota Bima, H. A. Rahman H. Abidin, bersama Wakil Wali Kota Bima, Feri Sofiyan, saat menghadiri Rapat Koordinasi |
KOTA BIMA, TM – Wali Kota Bima, H. A. Rahman H. Abidin, bersama Wakil Wali Kota Bima, Feri Sofiyan, mendorong penguatan tata kelola kearsipan di seluruh perangkat daerah sebagai bagian penting dari reformasi birokrasi dan peningkatan kualitas pelayanan publik.
Komitmen tersebut ditegaskan saat keduanya menghadiri Rapat Koordinasi (Rakor) Pemerintah Kota Bima Bidang Kearsipan bertema “Membangun Budaya Tertib Kelola Arsip Daerah” yang berlangsung di Aula Parenta Kota Bima, Senin (26/10/2026).
Kegiatan tersebut turut dihadiri Sekretaris Daerah Kota Bima, para staf ahli, asisten, kepala Organisasi Perangkat Daerah (OPD), serta camat se-Kota Bima.
Dalam arahannya, Wali Kota menegaskan bahwa kearsipan bukan sekadar urusan administrasi, melainkan bagian fundamental dalam penyelenggaraan pemerintahan. Arsip memiliki fungsi penting sebagai bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, serta instrumen untuk mendukung transparansi dan akuntabilitas pemerintahan.
Karena itu, menurutnya, pengelolaan arsip harus menjadi perhatian serius seluruh perangkat daerah, bukan sekadar pekerjaan tambahan yang diserahkan kepada staf tertentu.
Wali Kota juga menyampaikan apresiasi kepada Dinas Perpustakaan Daerah dan Arsip Kota Bima beserta jajarannya yang terus berupaya memperbaiki sistem pengelolaan kearsipan di lingkungan pemerintah daerah.
Ia berharap pembenahan tersebut dilaksanakan secara menyeluruh di seluruh OPD dan ditindaklanjuti hingga tingkat kecamatan serta kelurahan.
Tujuh Langkah Percepatan Kearsipan
Sebagai bentuk keseriusan dalam memperkuat tata kelola kearsipan, Wali Kota Bima mengarahkan sejumlah langkah percepatan yang mencakup penetapan kearsipan sebagai prioritas reformasi birokrasi, penyusunan regulasi, peningkatan kompetensi sumber daya manusia, hingga penguatan sistem pengawasan.
Pertama, menempatkan kearsipan sebagai prioritas reformasi birokrasi. Seluruh perangkat daerah diminta mengubah paradigma bahwa kearsipan bukan urusan sampingan, melainkan bagian penting dari tata kelola pemerintahan yang profesional.
Kedua, menerbitkan kebijakan Wali Kota tentang Gerakan Tertib Kelola Arsip Daerah. Regulasi tersebut direncanakan menjadi landasan hukum sekaligus pedoman bersama dalam memperkuat penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota Bima.
Ketiga, memenuhi kebutuhan arsiparis dan pengelola arsip yang kompeten. BKPSDM bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan diminta memetakan kebutuhan tenaga arsiparis serta menyelenggarakan pelatihan, bimbingan teknis, dan peningkatan kompetensi secara berkelanjutan.
Keempat, mengalokasikan anggaran sarana dan prasarana kearsipan secara bertahap. BPKAD dan Bappeda diminta mendukung pemenuhan kebutuhan ruang arsip, rak arsip, kotak arsip, lemari penyimpanan dokumen, serta sarana preservasi arsip mulai APBD Murni 2027.
Kelima, menata dan menyusutkan arsip sesuai ketentuan perundang-undangan. Penataan arsip aktif dan inaktif, pemindahan arsip, pemusnahan arsip, serta penyerahan arsip statis harus dilaksanakan sesuai aturan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
Keenam, memperkuat monitoring, evaluasi, dan pembinaan secara berkelanjutan. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan diminta melakukan pemantauan serta evaluasi berkala terhadap tindak lanjut hasil audit kearsipan, minimal setiap triwulan, dan melaporkan hasilnya kepada Wali Kota melalui Sekda.
Ketujuh, menjadikan hasil pengawasan kearsipan sebagai indikator kinerja perangkat daerah. OPD dengan hasil pengawasan berkategori baik akan diberikan apresiasi, sedangkan perangkat daerah dengan kategori sangat kurang akan mendapatkan pembinaan khusus.
Melalui langkah-langkah tersebut, Pemerintah Kota Bima berharap budaya tertib arsip dapat diterapkan secara konsisten dan menjadi bagian dari standar kerja seluruh perangkat daerah.
Dorong Digitalisasi Arsip dan Komitmen Seluruh OPD
Selain pembenahan administrasi dan sarana prasarana, Wali Kota Bima juga mendorong penerapan sistem kearsipan digital secara bertahap mulai tahun ini.
Digitalisasi dinilai penting untuk mempermudah penyimpanan, pencarian, pengamanan, dan pemanfaatan dokumen pemerintahan sehingga informasi dapat tersedia secara lebih cepat ketika dibutuhkan.
Wali Kota meminta seluruh kepala OPD dan sekretaris perangkat daerah mengambil peran aktif dalam memastikan pengelolaan arsip berjalan sesuai ketentuan.
“Saya minta komitmen seluruh Kepala OPD. Sekretaris masing-masing perangkat daerah agar menindaklanjuti dan memastikan pengelolaan kearsipan berjalan dengan baik. Kearsipan ini merupakan bagian dari reformasi birokrasi yang harus kita benahi bersama,” tegasnya.
Ia juga meminta agar landasan hukum untuk memperkuat tertib kelola arsip segera disiapkan. Seluruh perangkat daerah diharapkan berkoordinasi dengan Sekretaris Daerah untuk memenuhi kebutuhan pengembangan sistem kearsipan, termasuk penerapan arsip digital.
“Mari kita bangkit dan memperbaiki tata kelola kearsipan sedikit demi sedikit. Jika ada kebutuhan yang diperlukan, silakan disampaikan kepada Sekda untuk kita tampung dan tindak lanjuti. Mari kita perkuat bersama, termasuk mulai menerapkan arsip digital,” ujarnya.
Hasil Audit Kearsipan Masih Perlu Ditingkatkan
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan Daerah dan Arsip Kota Bima dalam laporannya menjelaskan bahwa rakor tersebut dilaksanakan untuk memperkuat pemahaman mengenai pentingnya arsip sebagai bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, sekaligus penunjang peningkatan kualitas pelayanan publik.
Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan, Pemerintah Kota Bima melaksanakan audit kearsipan terhadap lima perangkat daerah pada 2025. Pada 2026, audit dilanjutkan terhadap sepuluh perangkat daerah.
Hasil evaluasi tersebut menunjukkan bahwa implementasi penyelenggaraan kearsipan di sejumlah perangkat daerah masih perlu ditingkatkan.
Kondisi ini menjadi dasar perlunya penguatan pembinaan, peningkatan kapasitas sumber daya manusia, pemenuhan sarana dan prasarana, serta pengawasan yang lebih terarah.
Melalui rakor tersebut, Pemerintah Kota Bima berharap terbangun kesamaan pemahaman dan komitmen seluruh perangkat daerah dalam melaksanakan pembenahan kearsipan melalui langkah-langkah konkret dan terukur.
Penguatan tata kelola kearsipan diharapkan tidak hanya meningkatkan ketertiban administrasi, tetapi juga memperkuat akuntabilitas pemerintahan, menjaga keamanan dokumen penting daerah, serta mendukung terwujudnya pelayanan publik yang lebih efektif dan profesional. (Red)
